노션을 활용한 업무 시각화 과정
2024. 8. 14.
1. 업무 시각화
업무 시각화란?
업무 시각화란, 복잡한 데이터를 시각적으로 표현하여 직관적으로 이해할 수 있게 하는 기법으로, 우리가 매일 마주하는 데이터를 좀 더 명확하게 보고 분석할 수 있는 방법이다.
업무 시각화가 주는 장점은 명확하다.
직관적으로 핵심 정보를 이해할 수 있다.
복잡한 개념이나 데이터를 쉽게 설명할 수 있어 커뮤니케이션이 개선되고, 자연히 의사결정이 빨라진다.
프로젝트 진행 상황이나 업무의 상태를 손쉽게 추적할 수 있다.
이상 징후나 문제점을 시각적으로 식별할 수 있어, 문제를 신속하게 파악할 수 있다.
이번 포스팅을 통해, 업무 시각화를 위해 내가 제작한 SSARS라는 툴을 소개하고, 업무시각화가 나의 업무 프로세스에 어떤 변화를 가져왔는지 소개하고자 한다.
KPI란?
본격적인 업무 시각화에 앞서, 우리는 KPI에 대해 이해하고 넘어가야 한다.
KPI(Key Performance Indicator, 핵심 성과 지표)는 목표 달성을 측정하기 위해 사용하는 주요 지표로, 성과를 정량적으로 평가하는 수단으로 사용된다. KPI는 특정 목표와 연결되어 있기 마련인데, 내 경우에는 업무 경험 향상이 목표였으니 다음과 같은 KPI를 수립하게 되었다.
완료율: 스프린트 Task를 완료한 비율
완성도: 프로젝트 및 요청 결과물의 완성도
만족도: 스프린트의 만족도
달성도: 데일리 To-do를 완료한 비율의 평균값
집중도: 근태, 책임감, 일정준수, 집중력 4개 항목으로 셀프 체크한 것의 평균
KPI는 정량적일 수도, 정성적일 수도 있다. 내가 정의한 완성도, 만족도 같은 경우가 상당히 정성적인 지표에 속한다. 정성적인 지표는 측정 기준이 애매하다 보니, 세부 측정 기준을 추가해서 일관성을 갖는 것이 중요하다. 이런 식으로 명료한 기준을 세우는 것이, 정확하고 꾸준한 측정에 도움이 된다.
업무 시각화를 위한 도구들
1) 칸반 시스템
칸반 시스템은 각 단계를 나타내는 ‘열’과 작업 자체를 나타내는 ‘이동식 카드’를 사용하여 작업 프로세스를 시각화하는 프로젝트 관리 툴입니다. 이 칸반 보드는 물리적 형태를 지닌 보드일 수도 있고, 디지털 방식의 보드일 수도 있습니다.
출처: Adobe Communications team - 칸반으로 프로젝트를 관리하는 방법
칸반 시스템은 1940년대 후반, 도요타 자동차에서 처음 개발되었으며, 작업의 흐름을 시각적으로 관리하고 최적화하기 위해 사용되어 왔다. 이 시스템에서는 '칸반 보드'와 포스트잇을 주로 사용하는데, 포스트잇은 붙였다 뗄 수 있기 때문에 업무가 적힌 포스트잇을 진행 상황에 따라 이동시키며, 업무의 진행 상황을 시각적으로 확인하는 동시에 어디서 병목 현상이 일어나는지 확인할 수 있다.
Jira, Notion, Trello 등 칸반 보드 형태를 지원하는 많은 솔루션이 있으며, 그중 내가 주목한 것은 노션이다.
2) 노션
스타트업과 개발자들을 중심으로, 업무에 노션을 도입하는 사례가 점점 늘고 있다. 노션은 ‘구글 스프레드시트’의 협업 기능과 ‘MS Office’의 문서화 및 구조화 기능, 동시에 웹 페이지로서의 가독성을 통합하여 제공함으로써, 빠르게 해당 툴들을 대체해나가고 있다. 물론 보안 이슈로 옵시디언을 선호하는 사용자들도 있지만, 노션의 강력한 협업 기능과 직관적인 인터페이스는 비개발자 입장에서 더욱 매력적으로 느껴진다.
2. SSARS 활용
SSARS 소개
SSARS(Self Scrum And Review System)는 나의 업무 집중력을 개선하기 위해 고안한 툴이다. 나는 언제나 다양한 일을 하고 싶어 하고 한 가지에 집중하는 것을 매우 어려워한다. 이런 성향으로는 비즈니스 업무를 제대로 진행하기 어렵기 때문에, 이에 대한 보정이 가능한 시스템을 구축했다.
A4 출력물 버전과 노션 버전이 있는데, 나처럼 필기 후 노션으로 옮기는 과정을 선호하는 사람도 있을 것이고, 처음부터 노션에 작성하는 것을 선호하는 사람도 있을 것이다. 개인의 선호에 따라 선택하면 된다.
A) SSARS 출력물 버전
B) SSARS 노션 버전
SSARS 작성법
SSARS를 채우는 과정은 다음과 같다.
오늘 해야 되는 것들을 Task 칸에 적는다. 같은 Idea를 가진 것들을 하나의 Task로 묶는다.
내가 정리한 Task들이 스프린트 목표에 부합하는지 판단하고, 우선순위를 매긴다.
이것을 To-do로 잘게 나누어 오전과 오후에 배치한다.
퇴근 후에 추가적으로 공부할 내용을 적어둔다. 미리 목표를 세우면 실천에 도움이 된다!
일과 중 SSARS에 추가되는 내용은 다음과 같다.
완료한 To-do는 체크박스를 채운다.
요청이 인입되면 해당 칸에 적는다. 다만, 요청으로 인한 프로젝트의 딜레이를 방지하기 위해 요청은 최대 2개까지만 받는다.
오늘 하지 않을 업무를 Hold Off로 넘긴다.
SSARS를 마무리하는 방법은 다음과 같다.
(완료 To-do / 전체 To-do)를 퍼센트 수치로 리뷰 항목에 적는다.
셀프 체크 칸을 채운다.
하루에 대한 간단한 코멘트를 남긴다.
TIP
노션 위젯을 활용하면 스캔 후 빠르게 업로드가 가능하다.
SSARS의 성과
나는 이 시스템을 2024년 5월 24일부터 운영해 왔는데, 그때의 결과는 형편없었다. 하루에 12개의 목표를 세우고 한 개도 성공하지 못한 날도 있었다!
2024년 5월 24일부터 6월 24일까지, 성공한 업무는 45개, 실패한 업무는 74개로, 목표 달성률이 50%도 채 되지 않았다.
이렇게 업무 달성률이 낮다면 다양한 원인이 있을 수 있다.
외부 요인으로 집중을 못 했다.
내가 주도적으로 할 수 없는 목표를 세운다.
업무의 단위가 덜 쪼개져서, 업무 달성 요인이 복합적이다.
내가 하루에 할 수 있는 업무보다 많은 양을 할당했다.
내가 목표로 하는 업무와 실제로 하는 업무를 조율하는 과정이 필요하기 때문에, 이 과정에서 낮은 달성률을 보이더라도 실망하지 말고, 원인을 찾아서 개선하는 것이 중요하다.
나 또한 다음 항목들을 포함하여 많은 부분을 개선하였다.
하루에 3~5개의 업무만 할당하기로 했다.
하루에 어느 정도의 업무량이 적당한지 파악하였다.
질질 끌리는 업무가 있다면, 실현 가능하도록 더욱 구체화하여 적는다.
여기에서 업무 시각화의 장점이 드러난다. 업무 경험의 개선을 막연히 느끼는 것이 아니라, 좀 더 가시적으로 확인할 수 있게 된 것이다.
약 한 달 기준으로, 이전에 비해 성공한 업무는 45개 → 65개로 늘고, 실패한 업무는 74개 → 19개로 매우 감소하였다! 초과 달성도 종종 일어나는데, 초과 달성은 체크하지 않았으니 훨씬 많은 성과를 얻은 셈이다.
이와 같이 업무 시각화 솔루션을 통해 다음과 같은 것들이 개선되었다.
내가 정말로 할 수 있는 목표를 설정하게 됨(리소스 객관화)
하루에 업무를 과하게 많이 할당하지 않아서 지치지 않음
업무의 속도를 예측 가능하도록(혹은 예측보다 빠를 수도 있음) 유지하여 협업이 개선됨
컨디션을 객관적으로 파악하여 문제 발생에 빠르게 대응할 수 있음.
주의사항
SSARS 작성이 질질 끌리면, 그날은 아예 스킵하는 것이 좋다. 여기에 시간을 오래 낭비하는 것이 좋지 않을뿐더러, 부담감이 생기면 장기적으로 유지하기 어렵기 때문이다. 컨디션이 돌아오면 그때 다시 재개하자. 이것은 초반에 포기하지 않고 꾸준히 도전하는 습관을 잡는 데에 도움을 준다.
실패에 대한 부담을 최대한 줄여야 한다. 스킵으로 통계가 엉망이 되어도, 오늘 달성률이 0이어도 상관없다. 한다는 것 자체에 의의를 두고, 자신의 실패를 당당하게 드러내자.
자신만의 지속가능한 방식을 찾고, 시스템을 변형해라. 사람마다 업무 내용이 다르고 업무 스타일이 다르다. 자신에게는 이 프레임이 맞지 않을 수도 있다.
여기까지 SSARS를 고안하고 활용한 내용을 풀어보았다.
이 경험을 참고하여 자신에게 맞는 더욱 좋은 솔루션을 만들어가길 바란다.
